I den här policyn beskriver vi hur vi samlar in och använder dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har och hur du kontaktar oss

Tillämpningsområde

Denna policy gäller för dig som:

• är kund hos oss

• är mottagare av paket som vi transporterar och förmedlar till dig

• besöker våra digitala kanaler, så som våra webbsidor, appar och sociala medier

• deltar i kundundersökningar

• eller på annat sätt kommer i kontakt med oss, t.ex. via vår kundservice.

Vilka vi är

Instabox Sweden AB är företaget som ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter (d.v.s. personuppgiftsansvarig).

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill göra dina rättigheter gällande är du välkommen att kontakta oss genom att mejla till info@instabox.se eller skriva till oss:

Instabox Sweden AB Medborgarplatsen 3 SE-118 72 Stockholm Sweden

Hur samlar vi in dina personuppgifter?

Det mesta av vår personuppgiftsinsamling sker i samband med beställning av transporttjänster. Vi börjar behandla personuppgifter när e-handlaren skickar en bekräftelse till oss för beställning av transport av ett paket. I den bekräftelsen finns normalt förnamn, efternamn, postadress, telefonnummer, e-postadress och IP-adress. Om vi saknar några uppgifter, t.ex. portkod och våningsplan vid hemleverans eller när mottagaren beställer en retur, samlar vi även in personuppgifter direkt från mottagaren av paketet. I vissa fall krävs det säker identifiering av mottagare av paketet, då samlar vi in personuppgifter via BankID eller genom att skanna eller ta en kopia på paketmottagarens körkort.

När du ingår ett kundavtal med oss, kontaktar oss via våra kontaktformulär eller kundtjänst, sms, app och andra digitala kanaler eller träffar oss fysiskt vid våra marknadsföringsaktiviteter samlar vi även in de personuppgifter som du väljer att dela med dig av. Vi kan även samla in personuppgifter från andra källor såsom myndigheter, offentliga databaser och marknadsföringspartners, när dessa delar uppgifterna med oss.

För vilka ändamål använder vi dina personuppgifter?

Personuppgifter om företagskunder: Vi hanterar personuppgifter i syfte att sköta den dagliga hanteringen och administrationen av vår relation med vår företagskund. Det kan t.ex. gälla hantering kundavtalet, administration av kundens uppsättning i våra IT-system, kommunikation med kontaktperson hos kund i syfte att svara på förfrågningar, lösa ärenden, informera om nyheter och våra tjänster, enkät- och marknadsundersökningar etc. Grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse, som härstammar från de avtalsförpliktelser vi har i avtalet vi ingått med företagskunden.

För detta ändamål hanterar vi följande personuppgifter: namn, arbetskontaktuppgifter för kontaktpersoner hos kund samt inloggningsuppgifter till vår kundportal.

Personuppgifter om mottagare av paket:

Vi hanterar personuppgifter i syfte att skicka paket till rätt mottagare, hantera returer och kundtjänstärenden, skicka ut enkäter och marknadsföringsmaterial, skapa avidentifierad statistik, underhålla, utveckla och testa våra produkter och tjänster, upprätthålla våra webbsidor, appar och sociala medier.

Grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse (som härstammar från de avtalsförpliktelser vi har i avtalet om att transportera paket) eller ditt samtycke

För detta ändamål hanterar vi följande personuppgifter: förnamn, efternamn, postadress, telefonnummer, e-postadress, personnummer vid identifikation.

Personuppgifter om besökare av webbsidor, appar och andra digitala kanaler: Vi hanterar personuppgifter i syfte att kommunicera med dig i våra digitala kanaler, och att informera dig om våra produkter och tjänster.

Grunden för denna behandling är att fullfölja ett avtal vi har med dig eller ditt samtycke.

För detta ändamål hanterar vi följande personuppgifter: namn, e-postadress IP-adress och de andra uppgifter som du valt att dela med dig av

Övriga ändamål:

Vi hanterar personuppgifter i syfte att hantera och administrera vår dagliga verksamhet, t.ex. vid rekrytering, i dataanalyser, utveckling av nya tjänster och IT-system. Vi hanterar även personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser och branschrekommendationer. Det kan t.ex. röra sig om förpliktelser i samband med en rättsprocess, begäran från myndigheter, för att skydda vår verksamhet, skydda dina och våra rättigheter, intressen och säkerhet samt begränsa vår skada.

Grunden för denna behandling är berättigat intresse eller rättslig förpliktelse.

För detta ändamål hanterar vi följande personuppgifter: namn, kontaktuppgifter samt det du väljer att dela med dig av.

Till vilka parter delar vi dina personuppgifter?

För de ändamål som listats ovan kan vi komma att dela dina personuppgifter med företag inom Instaboxgruppen, tjänsteleverantörer såsom t.ex. IT-leverantörer, kurirföretag, konsultföretag, och kundföretag.

När det är nödvändigt eller lämpligt, t.ex. för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller när vi har ett berättigat intresse i att göra det, delar vi dina personuppgifter med myndigheter (t.ex. polisen) och annan tredje part. I samband med omorganiseringar, affärstransaktioner, samgående, försäljning, konkurs eller liknande har vi ett berättigat intresse av att dela dina personuppgifter med tredje part, t.ex. en potentiell köpare och dess rådgivare.

Barns personuppgifter

Våra tjänster riktar sig inte till barn och vi samlar därmed inte medvetet in personuppgifter om barn.

Säkerhet och lagring

Vi strävar efter en hög säkerhet för dina personuppgifter och använder rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter inom vår organisation. Överföring eller lagring av data kan dock aldrig bli helt säkert. Om du har anledning att misstänka att din data inte längre är säker (t.ex. om du misstänker att dina inloggningsuppgifter hamnat i fel händer) ber vi dig att genast uppmärksamma oss på problemet.

Vi behandlar dina personuppgifter så länge det behövs för att uppfylla ändamålen med behandlingen och våra rättsliga förpliktelser. Eftersom vår organisation och våra tjänster är globala kan dina personuppgifter komma att lagras och/eller behandlas i ett annat land än Sverige.

Dina rättigheter

Kontakta oss om du vill granska, rätta, uppdatera, hemlighålla, begränsa eller radera de personuppgifter om dig som vi behandlar, invända mot behandlingen eller begära ut en elektronisk kopia av personuppgifterna i syfte att överföra dem till ett annat företag. Vi kommer att hantera din begäran i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Ändring av denna policy

Vi gör löpande ändringar till denna integritetspolicy, och den senaste versionen hittar du på vår hemsida.